Buscador Documental¶
Objetivo¶
El Buscador Documental le permite encontrar documentos por las palabras que contienen o por su significado, incluso si son escaneos o fotografías. Solo muestra documentos que usted ya puede ver en Archivos.
Esta guía recorre cómo buscar, filtrar y abrir resultados, cómo ver el texto reconocido de un documento y cómo excluir una carpeta o un archivo de la lectura.
Privacidad¶
Los documentos nunca salen del servidor de su establecimiento.
Si se elimina una cuenta, todo lo leído de los archivos de esa persona se borra del buscador.
Usted solo ve lo que ya puede ver en Archivos; se verifica en cada búsqueda. Si alguien deja de compartirle un documento, deja de aparecer de inmediato.
Si un documento le fue compartido sin permiso de descarga, aparece en la lista solo con su nombre, sin extracto.
Si la búsqueda abarca demasiados resultados, se le pedirá que use palabras más específicas.
Para que una carpeta no se lea, pida a su administrador que la excluya, o aplique la etiqueta de exclusión (
rag-excluded) a la carpeta.
Requisitos¶
Una cuenta en la plataforma del establecimiento; el buscador no exige un grupo ni un rol.
Que la administración haya incluido la carpeta donde están los documentos: solo se leen las carpetas incluidas (vea «Qué carpetas se leen y cómo excluir una»).
Para buscar por significado, que la administración lo haya activado; mientras no esté disponible el buscador usa las palabras exactas y se lo avisa.
Pasos¶
Buscar¶
Abra Buscador Documental en el menú lateral, o escriba en la barra de búsqueda de APS Conecta Gestión.
Escriba palabras o una pregunta, por ejemplo «vacunación invierno».
Elija un modo:
Exacta: busca las palabras tal como las escribió.
Por significado: encuentra documentos parecidos aunque usen otras palabras.
Mixta (recomendada): combina ambas.
Por significado y Mixta se habilitan cuando la administración las activa. Mientras no estén disponibles, o si el servicio que calcula el significado no responde, el buscador busca por palabras y se lo avisa: nunca muestra una lista vacía por ese motivo.
Use los filtros de tipo de archivo (PDF, documentos, planillas, presentaciones, texto o imágenes), modificado (última semana, mes, año o un rango de fechas), carpeta, propiedad (todos, mis archivos o compartidos conmigo) y Solo con lectura incierta para acotar los resultados. El menú de la izquierda ofrece atajos: Todos los documentos, Mis archivos, Compartidos conmigo y Con lectura incierta. Quitar filtros los limpia todos.
Ordene los resultados por Relevancia, Más recientes, Más antiguos o por Nombre (A-Z o Z-A).
Elija cuántos resultados ver por página: 25, 50 o 100, y use Primera, Anterior, Siguiente y Última para recorrer las páginas; el resumen dice, por ejemplo, «Mostrando 26–50 de 137 documentos». Se muestran como máximo los 1 000 resultados más relevantes; si hay más, afine la búsqueda con los filtros. Al ordenar por fecha o por nombre se ordenan esos 1 000. Si la búsqueda caduca (pasados unos diez minutos), vuelva a buscar.
La dirección de la página guarda su búsqueda, el modo, el orden y los filtros: puede copiarla para compartirla o volver atrás con el navegador. Con el teclado: escriba, pulse Intro, recorra los resultados con Tab y abra el detalle con Intro.
Si escribe una sigla habitual de la atención primaria (por ejemplo REM, HTA o EMPAM), el buscador busca también su nombre completo, y al revés. Las siglas con más de un significado (por ejemplo SS) no se expanden.
Cada resultado muestra el nombre, la carpeta, la página, la fecha, la persona propietaria y un extracto con las palabras resaltadas. Al elegir un resultado se abre un panel con el detalle. Abrir documento (página N) abre el documento y le indica en qué página está la coincidencia: APS Conecta Gestión todavía no permite abrir un PDF directamente en una página.
Qué formatos se leen¶
El buscador lee PDF, documentos de texto (Word y de formato abierto), presentaciones, hojas de cálculo, archivos de texto y fotografías. En una hoja de cálculo cada hoja se busca por separado. Un PDF mezcla páginas con texto y páginas escaneadas: cada página se trata según corresponda.
Documentos escaneados y texto reconocido¶
El buscador lee documentos escaneados y fotografías. Si la lectura no es clara, el resultado muestra Lectura incierta. Una foto más nítida y recta mejora el resultado. En la pestaña Texto reconocido del panel lateral de Archivos puede ver el texto leído, su confianza y copiarlo; la persona propietaria o un administrador puede pedir que se vuelva a leer el documento (Volver a leer este documento). Si el recurso no permite descargar, el texto no se muestra.
Qué carpetas se leen y cómo excluir una¶
Su administrador decide qué carpetas se leen: una carpeta incluida se lee completa, con sus subcarpetas y con los archivos nuevos que reciba, sin que nadie tenga que volver a pedirlo. También puede incluir todas las carpetas de equipo.
Para que una carpeta o un archivo no se lea, aplíquele la etiqueta rag-excluded: lo ya leído se borra del buscador, no solo se oculta, y se vuelve a leer si usted retira la etiqueta. Cualquier persona con permiso de edición sobre el archivo puede retirar la etiqueta; si necesita que la exclusión no pueda deshacerse, pida a su administrador que excluya la carpeta por regla. Si envía un archivo a la papelera, su contenido deja de buscarse de inmediato y se borra del índice; si lo restaura, se lee de nuevo desde cero.
Verificación¶
Los resultados muestran el nombre, la carpeta, la página, la fecha y un extracto con las palabras resaltadas, y el resumen dice cuántos documentos hay («Mostrando 1–25 de 137 documentos»).
Al elegir un resultado se abre su detalle; Abrir documento (página N) abre el archivo en Archivos.
La barra de búsqueda de APS Conecta Gestión ofrece los cinco mejores documentos por palabras exactas.
Problemas frecuentes¶
No encuentro un documento¶
Solo se leen las carpetas que su administrador incluyó. Si no encuentra un documento, pregunte si su carpeta está incluida.
La barra de búsqueda de APS Conecta Gestión muestra los cinco mejores documentos y busca solo por palabras exactas; para buscar por significado use la página del Buscador.
Los documentos que requieren una contraseña para abrirse no se leen y aparecen en la lista de omitidos del administrador. Tampoco se leen los archivos dañados, demasiado grandes (más de 250 MB o de 300 páginas) ni los que parecen peligrosos.
El buscador se está preparando¶
Cuando se activa por primera vez, la preparación depende de la cantidad de documentos y la página del buscador muestra el avance de la búsqueda por significado («Preparando: 38 %»). Durante ese tiempo puede buscar por palabras exactas; la búsqueda por significado se habilita al terminar. El avance se muestra en la página del buscador.