Archivos¶

Resumen¶

La aplicación Archivos guarda los documentos del establecimiento. Esta sección reúne el manual de Archivos de la plataforma base: el acceso, la gestión, la colaboración y la seguridad. Al final, la sección «En APS Conecta Gestión» describe cómo la suite organiza los documentos de un centro de salud: cuatro áreas de carpetas de equipo, sus permisos y las convenciones de trabajo.

Fuente: documentación de Nextcloud, «user_manual/files/index», versión 3ad9158, licencia CC BY 3.0; traducida y adaptada para APS Conecta Gestión.

En APS Conecta Gestión¶

Su carpeta personal¶

En la próxima versión, una cuenta nueva comienza con su carpeta personal sin documentos de ejemplo. Guarde los documentos del establecimiento en las carpetas de equipo que corresponden a sus funciones.

Cargar archivos¶

En la próxima versión, puede cargar documentos en su sector o unidad desde el primer acceso. Los permisos de sus grupos determinan las carpetas donde puede guardar archivos.

En la próxima versión, el antivirus analiza cada archivo antes de guardarlo. El límite corresponde al archivo completo, incluso cuando se carga por partes. Si recibe un rechazo, revise el contenido y el tamaño. Para un archivo comprimido cifrado, prepare una copia que el analizador pueda revisar. Si el servicio está temporalmente indisponible, espere y repita la carga; si el problema continúa, contacte a la administración.

Si se rechaza una sustitución, el archivo anterior se conserva. Ante un error de carga, revise Archivos antes de repetirla.

Buscar en el contenido¶

En la próxima versión, la búsqueda de la plataforma encuentra palabras dentro de los documentos indexados. Abra la búsqueda, escriba una palabra del contenido y seleccione el documento entre los resultados. La indexación puede tardar después de una carga. Si un documento reciente todavía no aparece, espere y repita la búsqueda.

Las cuatro áreas¶

Los documentos del establecimiento viven en carpetas de equipo, no en la carpeta personal de cada cuenta. La suite crea esas carpetas en cuatro áreas:

Transversal: el conocimiento que comparte todo el personal. Trae cinco subcarpetas: Protocolos, Flujogramas, Documentación, Registro de redes y Actas de reuniones.
Programas: una carpeta por programa de salud, con el nombre que le da el establecimiento.
Unidades: una carpeta por unidad funcional. La suite parte de seis (SOME, Farmacia, Dental, OIRS, Estadística-REM y Dirección) y cada establecimiento ajusta la lista.
Sectores: una carpeta por sector territorial, con el nombre propio de cada sector.

La carpeta Transversal contiene además el archivo LÉEME — Convenciones.md, con las reglas de organización de esta página escritas para el personal.

Para abrir un documento del área:

Abrir la aplicación Archivos.
Abrir la carpeta del área: Transversal, Programas, Unidades o Sectores.
Abrir la carpeta del programa, de la unidad o del sector.
Hacer clic en el documento para editarlo en el navegador, como describe Oficina.

Quién lee y quién gestiona¶

El acceso se concede siempre a grupos, nunca a personas: cada cuenta ve las carpetas que le abren sus grupos, es decir, su rol, su categoría, sus equipos y «Todo el personal». Gestionar una carpeta es leer, escribir y eliminar en ella.

Carpeta	Solo lectura	Gestión
Transversal	Todo el personal	Jefaturas
Programas/«programa»	—	El equipo del programa y Jefaturas
Unidades/«unidad»	Jefaturas	El rol dueño de la unidad
Unidades/Dirección	—	Jefaturas
Sectores/«sector»	—	El equipo del sector y Jefaturas

Las unidades de partida tienen estos roles dueños:

Unidad	Rol dueño
SOME	Administrativo SOME
Farmacia	Químico Farmacéutico (Dir. Técnico Farmacia) y TENS – Farmacia / PNAC
Dental	Cirujano Dentista y TONS (Técnico en Odontología)
OIRS	Encargado/a OIRS
Estadística-REM	Encargado/a de Estadística (REM)
Dirección	Ninguno: la gestionan las Jefaturas

En la próxima versión, los grupos que gestionan una carpeta pueden compartir sus documentos. Las jefaturas también comparten en las unidades donde tienen acceso de lectura; «Todo el personal» conserva lectura en Transversal.

Una sola copia viva¶

Estas reglas existen para que cada documento tenga una versión confiable:

Editar el documento en su lugar, en el navegador, en vez de descargarlo, editarlo y volver a subirlo.
No duplicar archivos con sufijos como _final, _final2 o _ESTE_SI.
Conservar un hito con el historial de versiones o con un sufijo vN explícito, y borrar los borradores.
Guardar la copia viva en la carpeta del área que le corresponde.
Enviar el enlace al documento, no una copia del archivo.

Nombres de archivo¶

Los nombres de archivo siguen el patrón AAAA-MM-DD_area_tema_vN.ext:

Parte	Regla
`AAAA-MM-DD`	La fecha ISO va primero, para que los archivos se ordenen solos.
`area`, `tema`	En minúsculas y sin acentos.
`vN`	Solo cuando hace falta marcar un hito.

Un ejemplo es 2026-07-19_protocolos_triage-urgencias_v2.docx. El nombre no lleva espacios raros ni caracteres especiales: el título en español va en el contenido del documento.

Archivos eliminados¶

Cada carpeta de equipo conserva su propia papelera, así que un archivo eliminado en ella se puede recuperar. El procedimiento está en Archivos eliminados.

Límites¶

Las convenciones se cumplen a mano: ningún proceso clasifica, mueve ni renombra archivos de forma automática.
La matriz de acceso es un primer corte. La matriz validada se acuerda después con cada establecimiento.
El archivo LÉEME — Convenciones.md se instala una sola vez y no se sobrescribe, porque el personal puede haberlo anotado. Una versión nueva de las convenciones no llega a un establecimiento que ya tiene el archivo.
La plataforma es una intranet operativa, no una ficha clínica. Los registros de pacientes se llevan en la ficha clínica del establecimiento, no en estas carpetas.